Secondo consolidata giurisprudenza di legittimità recepita e ribadita dalla recente sentenza della Cassazione Civile n. 3581/2024, la annotazione (ossia la registrazione) nelle scritture contabili di una fattura elettronica ricevuta da una azienda, costituisce non solo un adempimento di natura fiscale-contabile, ma anche una “dichiarazione” significativa ai fini probatori civili.

Tale registrazione:

• prova l’esistenza di un rapporto obbligatorio sottostante tra le parti (ossia prova un contratto tra le parti);
• può assumere valore di confessione stragiudiziale ex art. 2735 c.c. e di atto ricognitivo ai sensi dell’art. 2720 c.c.;
• rappresenta una condotta inequivoca di accettazione della prestazione e del relativo credito.

Qual è il principio di diritto elaborato dalla Cassazione?

Quando una azienda (sia imprenditore individuale che società) riceve una fattura elettronica da pagare da parte di un’altra azienda, senza contestarla e al contempo provvede alla relativa registrazione nelle scritture contabili, ciò costituisce un formale atto di riconoscimento di debito verso l’emittente della fattura (anche se il debito è inesistente e non ha mai ricevuto la merce o la prestazione). La contabilizzazione della fattura è una forma di confessione stragiudiziale del debito e pertanto tale annotazione legittima la controparte a richiedere la corresponsione dell’importo oggetto del documento, anche mediante un ricorso per decreto ingiuntivo immediatamente esecutivo.

Cosa si intende per “mancata contestazione” e per “annotazione nelle scritture contabili”?

Si ha una mancata contestazione della fattura, quando il destinatario non esprime alcuna opposizione formale (es. raccomandata, PEC, nota di credito respinta o contestazione scritta) in tempi ragionevoli dopo la ricezione.

Si ha una registrazione/annotazione nelle scritture contabili, quando la fattura viene inserita nei registri IVA acquisti o nel sistema informatico contabile dell’azienda con tutti gli effetti connessi (rilevanza ai fini IVA/deduzione costi). Nel contesto della fattura elettronica, la “registrazione” avviene normalmente tramite acquisizione del documento nel software di contabilità o inserimento tra le registrazioni IVA elettroniche. Questa operazione è funzionale agli obblighi fiscali, ma secondo la Cassazione rappresenta anche condotta negoziale rilevante tra le parti.

Come comportarsi in caso di ricezione di una fattura NON corretta e da contestare?

Nel caso in cui un’azienda riceva nel proprio cassetto fiscale, una fattura elettronica errata e/o non corretta e/o per merce o servizi mai ricevuti, è opportuno seguire i seguenti step:

1. avvertire tempestivamente il proprio commercialista (Skilta s.p.a. s.b. s.t.p.) della/e anomalia/e riscontrata/e sulle fatture ricevute;
2. inviare una PEC all’azienda emittente della fattura con il seguente oggetto “formale contestazione della fattura n. del.” spiegando le ragioni sottese;
3. ordinare al proprio commercialista (Skilta s.p.a s.b. s.t.p.) di NON registrare le fatture sulle scritture contabili immediatamente;
4. procedere ad inviare all’Agenzia delle Entrare un’autofattura tramite il TD29 trattandosi di irregolare fatturazione.

N.B. Tali fondamentali accorgimenti sono essenziali per evitare di cadere “in una trappola”, ossia essere costretti a pagare una fattura per merce mai consegnata, oppure per merce viziata oppure ancora per un servizio mai ricevuto.

Scarica QUI la nostra circolare!